Регулирование / Статьи
нормотворчество цифровизация
12.4.2022

Без бумажной волокиты – в пять раз быстрее

В первом чтении принят законопроект об электронных архивах

Бумажный документооборот приводит к дополнительным издержкам в работе организаций, а переход на цифру поможет ускорить бизнес-процессы в среднем в пять раз, уверены в правительстве РФ. Принятый в первом чтении законопроект, который позволяет создавать юридически равнозначные электронные копии и устанавливает правила формирования таких дубликатов, актуален, но требует доработки, констатируют эксперты.

ЦЕЛЬ ИЗМЕНЕНИЙ

Госдума приняла в первом чтении правительственный законопроект, регулирующий перевод бумажных документов в цифровой формат и их хранение. Поправки в ряд федеральных законов были внесены в мае 2021 года. В ходе пленарного заседания Госдумы их представил заместитель министра экономического развития Владислав Федулов.

Цель законопроекта – создание правовой основы для перевода традиционных документов в цифровой вид и обратно, конвертации электронных документов (изменения их формата) с сохранением их юридической значимости, говорится в пресс-релизе АНО «Цифровая экономика».

Сейчас в России организации всех форм собственности обязаны хранить большое количество различных бумаг, что влечет дополнительные затраты. При переводе в электронный вид такой документ теряет юридическую силу.

Законодательная инициатива разработана Минэкономразвития в рамках национальной программы «Цифровая экономика РФ». Ее актуальность обусловлена масштабным переходом государственных органов и хозяйствующих субъектов на электронный документооборот (ЭДО), говорится в пояснительной записке к проекту. Кроме того, возникает необходимость оптимизации бизнес-процессов для сокращения издержек на хранение и обработку бумажных документов, количество которых растет.

Законопроект предполагает создание юридически равнозначных копий и устанавливает правила формирования цифровых дубликатов

Сделать это могут только подписанты с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). При соблюдении условий хранения цифровых дубликатов у компаний и органов власти появится право избавиться от бумажных оригиналов через год.

Законопроект также имеет требования к конвертации: должны быть сохранены в неизменном виде содержание и структура исходного документа.

Владислав Федулов, Минэкономразвития:

– Законопроектом учтены основные риски искажения информации в ходе вводимых процедур. Так, помимо использования усиленной квалифицированной электронной подписи, создание дубликатов будет возможно только при участии всех, кто подписал документ в бумажном виде, или организаций, получивших специальную лицензию. Вводятся особые, более строгие требования к процедуре в отношении отдельных категорий.

Изменениями ограничивается перечень лиц, имеющих право конвертировать, создавать электронные дубликаты, хранить цифровые документы, обеспечивая их юридическую равнозначность.

Законопроект также запрещает создание дубликатов, хранение и уничтожение бумажных документов:

  • архивного фонда Российской Федерации;
  • составляющих государственную тайну;
  • удостоверяющих личность;
  • иных документов, создание электронных и материальных дубликатов которых запрещено федеральными законами.

По словам В.Федулова, принятия поправок ждет бизнес и банковское сообщество. «Предлагаемые нормы помогут не только сократить затраты, но и значительно ускорить работу компаний при сохранении всех требований безопасности», – отметил замминистра.

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ

Как пояснил В.Федулов, сейчас максимальный срок хранения документов, например, трудовых или гражданско-правовых договоров, служебных контрактов и многих других, может достигать 75 лет. Расходы крупных компаний на логистику и аренду в некоторых случаях могут доходить до 500 млн – 1 млрд рублей в год.

Кроме того, бумажный документооборот приводит к дополнительным временны́м издержкам в работе организаций. Замминистра привел данные экспертов и представителей делового сообщества, согласно которым переход на цифру позволит ускорить бизнес-процессы в среднем в пять раз.

В пояснительной записке также указывается, что участниками хозяйственной деятельности в России ежегодно создается порядка 1 млрд документов и 55 млрд фискальных чеков. Общие затраты на это составляют около 3,5 трлн рублей. Если на конкретных примерах, то у Сбера на них приходится 2,5 млрд рублей в год, у одного из крупных операторов связи – 16 млн рублей в год.

«Оптимизация, сокращение затрат на непроизводительные бизнес-процессы является приоритетным направлением развития Российской Федерации», – говорится в пояснительной записке.

Принятие закона позволит получить существенный экономический эффект, обеспечит перевод максимального накопленного объема архивных документов в электронный вид, решит проблему колоссальных затрат на хранение физических копий документов, отметил директор направления «Нормативное регулирование» АНО «Цифровая экономика» Дмитрий Тер-Степанов. По его словам,

поправки особенно актуальны в текущей ситуации, когда растут затраты на бумагу

На это же обращает внимание в разговоре с RSpectr директор по развитию компании HRlink Дмитрий Махлин. По его словам, принятие закона о переходе на электронный документооборот очень своевременно в связи с резким подорожанием бумаги, картриджей и курьерских услуг.

Дмитрий Махлин, HRlink:

– Стоимость оформления одного документа выросла в среднем с 6 до 9 рублей. Только на кадровое делопроизводство компании численностью в 1 тыс. человек тратят около 3,3 млн рублей в год. При переходе на цифровые документы в сфере HR эта сумма уменьшается более чем на 60 процентов.

Менеджер по развитию бизнеса IT-решений компании Konica Minolta Владислав Чернецкий отметил актуальность инициативы, особенно в условиях достаточно активного распространения усиленных электронных подписей и в целом лояльного отношения компаний к ЭДО, которое сформировалось за период пандемии.

Владислав Чернецкий, Konica Minolta:

– Законопроект актуален в первую очередь для крупного бизнеса с серьезными расходами на документооборот. Для небольших организаций их логичнее оценивать в процентах от общих операционных трат. По нашим данным, эта статья расходов для средней компании составляет 1-3% от оборота. И за счет перехода на ЭДО она может быть сокращена примерно вдвое.

В.Чернецкий подчеркивает, что

существует множество отечественных IT-решений для ведения внутреннего документооборота и внешнего взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами

Российские компании, отвечающие за внедрение этих решений, готовы помочь своим заказчикам осуществить переход на полностью электронное делопроизводство.

Директор по развитию компании «Биржа грузоперевозок ATI.SU» Александр Вильде сообщил RSpectr, что бизнес надеется на этот законопроект, однако его еще ждут два рассмотрения в Госдуме. «Скорее всего, ко второму чтению будет внесено немало изменений, и каким он будет в итоге – пока трудно сказать. Но в любом случае хорошо, что эта законодательная инициатива обсуждается и в скором будущем будет принята», – говорит А.Вильде.

ЧТО БУДЕТ ДОРАБОТАНО

Эксперты указывают на то, что ряд положений законопроекта требует корректировки. Например, в заключении комитета Госдумы по информполитике отмечается, что

условие для физлиц при конвертации документов использовать УКЭП может быть нереализуемо на практике из-за дороговизны такой подписи, а также в силу чрезвычайно короткого срока действия сертификата УКЭП, который, как правило, составляет 12 месяцев

При этом положениями законопроекта не определены источники финансирования приобретения УКЭП, что создает колоссальную нагрузку на все субъекты правоотношений и вместо стимулирования перехода к ЭДО, напротив, способствует отказу от перевода документов в электронную форму.

В заключении комитета Госдумы по финансовому рынку указывается на то, что законопроект устанавливает запрет на использование кредитными организациями услуг специализированных участников рынка по созданию, конвертации и хранению электронных документов, составляющих банковскую тайну. Однако, по мнению членов комитета, указанное ограничение требует дополнительного обоснования с учетом того, что для иных организаций такое не установлено.

Эти и другие замечания могут быть учтены при доработке проекта федерального закона ко второму чтению, отмечают парламентарии.

Д.Тер-Степанов рассчитывает на то, что в ходе работы над поправками будут учтены предложения, отражающие консолидированную позицию бизнес-сообщества.

«В частности, предлагается расширить перечень возможностей для работы с электронными документами для бизнеса, в том числе предоставить право кредитным компаниям изготавливать дубликаты либо обращаться за этим к услугам специализированных организаций», – пояснил он.

Изображение: RSpectr, Pixabay.com, Freepik.com

Еще по теме

Отрасль и регулятор предлагают меры по противодействию хищениям средств со счетов граждан

Роскомнадзор озвучил новые подходы к защите личной информации

Разработан порядок перевода объектов критической инфраструктуры на российское ПО и железо

Деловые переписки в мессенджерах хотят юридически заверять в едином онлайн-сервисе

Государство усиливает контроль над вхождением IT-компаний в льготный перечень

Онлайн-травлю планируют регулировать на законодательном уровне

В России предложили отменить ограничения на заключение соглашений о муниципально-частном партнерстве в цифровых проектах

Какие риски видят интернет-компании в законопроекте о классифайдах

Как бизнес будет внедрять правила обновленного 152-ФЗ

Что предлагается в сфере регулирования обмена данными между бизнесом и государством

Как в России происходит становление регулирования в сфере криптоденег

Десятилетие науки и технологий в России задаст вектор развития

Как государство с помощью IT стандартизирует правовую систему

Как формируется рынок беспилотной аэродоставки в России

Какие меры принимаются для перезапуска российского рынка электроники