Команда «Принт!»

Плюсы и минусы систем управления печатью в офисах

Вопреки ожиданиям, эпоха полностью безбумажных офисов еще не наступила. Контроль печати позволяет компаниям снизить расходы, оптимизировать парк оргтехники и защититься от утечек данных через принтеры и многофункциональные устройства. О преимуществах и недостатках систем управления печатью RSpectr рассказал директор по развитию ГК АРТИ Владимир Непоклонов.

РАСПЕЧАТАЙ, ПОЖАЛУЙСТА

Затраты на печать бумажных материалов – одна из крупных статей расходов компании. Интересно, что даже при переходе на электронный документооборот ожидаемого снижения потребления бумаги зачастую не происходит, в итоге средний и крупный бизнес тратит на эти цели ежегодно миллионы рублей. По данным аналитиков, подобные траты составляют до 14% от выручки организации, при этом 17% напечатанных материалов сотрудники никак используют.

Нередко возникают и более серьезные проблемы, например, связанные с безопасностью напечатанных документов и контролем доступа к ним. На фоне этого бизнес все чаще интересуется системами управления печатью. Поэтому глобальный рынок таких решений будет расти в ближайшие пять лет на 15% ежегодно.

Всерьез о расходах на документы отечественные организации задумались лишь весной 2022 года, когда нескольких целлюлозно-бумажных комбинатов приостановили свою работу из-за нехватки отбеливающего состава. Цены на бумагу выросли в шесть-восемь раз за считаные дни: 500 листов формата A4 стоили в среднем около 2 тыс. рублей. К лету цены стабилизировались, но перед предпринимателями встал вопрос об оптимизации использования бумаги.

Отмечу, что печать документов требует затрат не только на бумажные носители – нужны картриджи, детали для регулярного техобслуживания и ремонта оборудования.

Управление печатью документов без средств автоматизации организовать крайне сложно

Сотрудники могут печатать лишние документы, иногда использовать принтеры для личных нужд. Нередко можно столкнуться и с обычным воровством расходных материалов. Все это лишняя нагрузка на ресурсы компании.

Системы управления печатью позволяют сократить расходы в среднем на 30%

Этот результат достигается за счет:

• авторизованного доступа к печати;
• контроля технического состояния оборудования для его своевременного обслуживания;
• внедрения и соблюдения политики печати.

Печать становится прозрачной и управляемой – понятно, куда и зачем ушел каждый лист бумаги. При необходимости можно установить лимит на печать, например, 100 листов на сотрудника в неделю.

Становится понятно, сколько картриджей нужно закупать или когда отправить принтер в ремонт. Более того, такие

системы могут предупредить о том, какие устройства используются реже, и предложить способы оптимизации парка оборудования

Все это позволяет экономить: излишки картриджей не пылятся в шкафах, а фонд оплаты труда технических специалистов снижается.

По нашим подсчетам, с помощью использования систем управления печатью на каждые 500 многофункциональных устройств можно экономить около 2 млн рублей в год.

ЧТО С БЕЗОПАСНОСТЬЮ

Вопрос безопасности при печати документов часто остается в компаниях открытым:

кто понесет ответственность, если конфиденциальные файлы будут забыты в принтере или из-за ошибки сотрудника всплывут у конкурентов?

Этой теме, к сожалению, уделяется очень мало внимания. Как правило, службы безопасности защищают внутреннюю сеть компании, бизнес-приложения, компьютеры и мобильные устройства, но забывают об оргтехнике. Но данные на бумажном носителе проще всего скопировать.

Опасен и перехват документов, отправляемых на печать, для этого хакерам достаточно найти уязвимость в сетевом принтере

Сервисы управления печатью обычно подразумевают авторизацию в системе. Например, с помощью мобильного приложения, QR-кода, карты доступа, паролей или биометрических данных. Нередко это сопровождается разграничением доступа к информации в соответствии с позицией в компании.

В результате число утечек значительно снижается, и не только потому, что достать нужный документ становится сложнее. У многих сотрудников создается впечатление, что их действия контролируют, и они не готовы излишне рисковать.

Но главное – снижается риск случайных ошибок, когда забытый в принтере конфиденциальный документ отдали партнеру или клиенту в пачке других бумаг или отправили файл в соседний офис.

Ведь, как известно, самые частые утечки изнутри происходят непреднамеренно.

ЧТО МЕШАЕТ

Перечислю главные опасения со стороны топ-менеджеров, которые тормозят внедрение систем управления печатью в бизнесе.

Сопротивление сотрудников. Почти каждая компания, запускающая процесс цифровизации, сталкивалась с сопротивлением команды. Некоторые сотрудники считают, что им не хватит технических навыков для освоения новых устройств, и боятся за свои рабочие места. Другие опасаются, что вырастет рабочая нагрузка.

Прежде всего необходимо объяснить команде, что цифровизация нацелена на упрощение их деятельности. Например, автоматизированные системы контроля печати напомнят о забытом в принтере документе. Важно организовать обучающие программы для сотрудников: вебинары, мастер-классы. Наконец,

можно протестировать новую систему на одном из департаментов компании и получить целую группу будущих амбассадоров цифровизации

Они собственном примере расскажут коллегам о преимуществах нововведения.

Другой вопрос, если сопротивление команды связано с тем, что новое IT-решение не позволит воровать расходные материалы или информацию. В этом случае нужно просто запускать проект как можно быстрее.

Представление о системе управления печатью как препятствии для развития электронного документооборота (ЭДО).Многие руководители считают, что подобные сервисы тормозят прогресс и необходим полный отказ от бумаги. Однако существует ряд бизнес-задач, например, некоторые взаиморасчеты с контрагентами, где все же необходима печать документов.

Непонимание, с чего начать. В первую очередь важно выбрать подходящее IT-решение. При подборе системы управления печатью нужно обращать внимание на следующие факторы:

• решение должно поддерживать весь парк оборудования, установленного в компании;
• оно должно интегрироваться с текущей цифровой инфраструктурой компании;
• функциональность решения должна соответствовать задачам компании.

К примеру, для компаний с большим парком оргтехники крайне важно наличие функций мониторинга технического состояния локальных и сетевых устройств – так они могут отслеживать параметры принтеров и оптимизировать их использование.

После этого стоит выбрать конкретного поставщика или интегратора, который займется процессом установки системы. Для контроля печати задачи по внедрению дешевле и выгоднее передать на аутсорсинг компании, которая уже имеет опыт развертывания подобных систем.

Как и у большинства IT-систем, у решений для управления печатью есть свои преимущества и недостатки. Поэтому перед внедрением таких продуктов важно взвесить, готов ли бизнес к обучению сотрудников и дополнительным затратам.

По нашим подсчетам, расходы окупаются за первые полтора года с использованием сервиса печати и системы управления печатью или же за два с половиной года при установке только сервиса управления.