ИТ-порядок в компании

Где находится грань между возможностями ECM- и BPM-систем

Функциональность BPM (Business Process Management) и ECM (Enterprise Content Management) закрывает все этапы управления процессами в компаниях. При выборе конкретного типа системы следует смотреть на возможности каждого решения. Ведь все они, даже принадлежащие к одному классу, имеют очень разные возможности. О деталях и нюансах этих систем, а также об изменениях в их работе на фоне внедрения искусственного интеллекта (ИИ), читателям RSpectr рассказывает бизнес-аналитик Konica Minolta Business Solutions Russia Ольга Подолина.

ДВА КАПИТАНА

В современном мире платформы BPM и ECM стали необходимыми инструментами для повышения эффективности и качества выполнения задач в компаниях различного масштаба: от крупных производственных корпораций до малых сервисных предприятий.

Работа BPM- и ECM-систем построена на управлении бизнес-процессами и документооборотом

Это обеспечивает структурированное и контролируемое выполнение операций.

BPM-системы ориентированы на управление деятельностью и автоматизацию бизнес-процессов, методология которых основана на концепции менеджмента качества. Идея процессного управления заключается в том, чтобы разработать оптимальный набор действий, гарантирующих создание качественного продукта, и обеспечить их неукоснительное выполнение на всех уровнях.

На практике это означает, что организация должна не только описать все процессы и создать регламенты, но также обеспечить их соблюдение и регулярное обновление.

На этапе создания регламентов многие компании сталкиваются с проблемами:

чем больше документов и инструкций появляется, тем сложнее сотрудникам ориентироваться в них и соблюдать требования

С течением времени объем документации может достигать таких масштабов, что просто прочитать все регламенты становится непосильной задачей, не говоря уже о контроле их выполнения. Это особенно затрудняет внедрение процессов непрерывного улучшения, когда изменения должны происходить быстро и согласованно.

Проблему решают BPM-системы. Благодаря автоматизации процессов пользователь просто не может выполнить свои задачи иначе, чем предусмотрено системой, что обеспечивает высокий уровень контроля и качества выполнения работ. В условиях, когда требования постоянно изменяются, это дает возможность оперативно адаптировать процессы без потери эффективности.

ECM-системы занимаются документами и информацией, необходимыми для принятия управленческих решений

Они обеспечивают документирование деятельности, управление процессами и сбор информации, создавая единое информационное пространство компании. Это особенно важно для организаций с большим объемом данных и сложными процессами согласования.

РАЗНИЦА И СХОДСТВО

Основное различие между BPM и ECM заключается в том, как они взаимодействуют с информацией и процессами.

BPM-системы ориентированы на автоматизацию выполнения бизнес-процессов, в которых может участвовать информация, включая контент. Они позволяют формализовать последовательность действий, обеспечивая их строгое выполнение.

Основная идея BPM-системы заключается в создании структуры, где каждый шаг четко определен, а система контролирует выполнение всех этапов

Такой подход берет начало в промышленности, где процессы достаточно однородны и легко поддаются формализации. Напротив, ECM-системы работают с зафиксированными и подтвержденными документами. Они занимаются управлением документами, от момента их создания и до архивирования, включая этапы утверждения и внесения изменений.

Этот процесс превращает простую информацию в документированную, обеспечивая ее юридическую значимость и подлинность.

Важный момент взаимодействия BPM и ECM наступает, когда информация становится документированной

Например, при подписании документа уполномоченным лицом или подтверждении данных.

Процессный подход, на котором основаны BPM, имеет свои ограничения. Он предполагает, что объекты, поступающие на вход процесса, должны быть максимально однородными, что не всегда возможно вне промышленного сектора.

В автомобильной или другой производственной отрасли этот принцип работает отлично, но, когда дело касается документоориентированных процессов – например, проектной деятельности, рассмотрения страховых случаев, судебных дел или оказания государственных услуг, – ситуация значительно усложняется.

Каждый случай уникален, и стандартное описание всех возможных сценариев прохождения процесса становится практически невозможным

Для таких случаев разработана методология кейс-менеджмента, которая делает акцент на цели, а не на пути ее достижения. Этот подход предоставляет исполнителям большую свободу действий, полагаясь на их профессиональные знания, а не на строгое следование регламентам.

В ECM-системах кейс-менеджмент позволяет управлять процессами, когда требуется гибкость и адаптация к изменяющимся условиям.

ГАРМОНИЯ, СИНЕРГИЯ И ПРЕИМУЩЕСТВА

BPM и ECM в практике компаний часто пересекаются и дополняют друг друга, обеспечивая комплексное управление бизнес-процессами и документами. Их совместное использование особенно эффективно в таких областях, как учет, логистика и управление производственными процессами.

Ряд особенностей BPM делают их более эффективными для определенных задач по сравнению с ECM. Одно из ключевых преимуществ –

способность BPM выполнять сложные процессы, связанные с интенсивными расчетами и обработкой больших объемов данных

Это особенно важно для крупных производственных компаний, финансовых организаций и предприятий с высокоавтоматизированными операциями, где BPM позволяет не только регламентировать, но и оперативно управлять изменениями в процессах.

ECM-системы лучше подходят для задач, связанных с управлением документами и контентом

Особенно в тех случаях, когда важна юридическая значимость данных. Например, в проектной деятельности, юридической практике, страховании или при оказании государственных услуг использование ECM помогает эффективно управлять документированной информацией, обеспечивая ее доступность, безопасность и соответствие регуляторным требованиям.

Один из самых распространенных примеров интеграции систем – соединение систем бухгалтерского учета и электронного архива. После обработки финансовые документы сохраняются в ECM-системе, где их легко найти и использовать.

BPM автоматизирует финансовые процессы (начисление зарплаты, обработка счетов), ECM предоставляет сервисы по хранению и поиску документов

Это позволяет сотрудникам, не имеющим доступа к бухгалтерской системе, получать необходимую информацию и работать с документами, не нарушая при этом регламентов безопасности.

Другим примером может служить банковская сфера, где операционные процессы реализуются с помощью BPM, а клиентские документы, такие как заявки на кредиты или финансовые отчеты, хранятся в ECM-системе.

Такая схема улучшает обслуживание клиентов, так как сотрудники могут быстро находить нужные документы и данные, а процессы остаются автоматизированными и защищенными.

ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ

В ближайшие пять-десять лет можно ожидать существенных изменений в обеих областях, связанных с внедрением методов искусственного интеллекта (ИИ) и анализа больших данных. Эти технологии позволят организациям использовать накопленные объемы информации для подготовки управленческих решений, делая процессы более предсказуемыми и информированными.

Например, нейросеть сможет быстро анализировать большие массивы данных, прогнозировать развитие ситуаций и предлагать различные сценарии действий.

Однако важно помнить, что

ИИ – это всего лишь инструмент, помогающий ускорить анализ, а критерии принятия решений устанавливает руководство бизнеса

Информация, на которой основан анализ, может быть неполной или однобоко подобранной, поэтому слепое доверие к выводам ИИ неуместно. Следует понимать, какие параметры и критерии использовались при обучении системы и какие цели преследовались.

Оба класса систем стали важными инструментами для всех компаний, независимо от их масштаба и сферы деятельности. Главное – координировать и интегрировать использование BPM и ECM таким образом, чтобы их совместная работа позволяла достигать стратегических целей и обеспечивать непрерывное улучшение качества и эффективности.

Правильный выбор между BPM и ECM определяется спецификой бизнес-сценария, и зачастую лучшим решением будет комбинированное использование обеих систем для достижения целей компании.