Цифровая учеба на чужих ошибках
Как избежать провалов в бизнесе при внедрении IТ-решений
Сегодня бизнес изучает истории провалов так же тщательно, как и примеры успеха. Фраза «Лучше учиться на чужих ошибках» приобретает новый смысл. Особенно это актуально в период активного внедрения новых IТ-решений. Компании внимательно исследуют, какое решение, каким образом и с какой целью внедрил их конкурент или партнер. И в целом оценивают практику внедрения IТ-продуктов в своей отрасли, а затем пытаются сделать то же самое у себя. Эксперты компании «Девелоника» (ГК Softline) Анна Шадрина и Михаил Меркурьев рассказывают, как эффективно применять в бизнесе IТ-решения.
ПРОВАЛОМ ЕДИНЫ
Сегодня многие компании сталкиваются с логистическими проблемами, увольнением сотрудников, сложностью работы с иностранными вендорами и т.д. Именно поэтому особенно важно руководителям изучать чужие проблемы. Это необходимо, чтобы усилить собственный бизнес, не совершать аналогичные ошибки. А когда подводные камни известны, внедрить существующее соответствующее решение можно оперативно.
Одной из причин провала является отсутствие ценности «Нельзя делать что-то для людей без их мнения». Спрашивайте сотрудников, чего им не хватает, что хочется добавить или изменить, на что они тратят много времени. Это обеспечит внедрение полезных IТ-инструментов, которыми точно будут пользоваться.
Хорошим примером является решение, которое помогает удерживать и развивать персонал
Поэтому можно сделать сервис, который покажет, какие вакансии открыты в компании, а также план действий, который необходимо выполнить, чтобы попробовать свои силы в борьбе за должность. Если сотрудники хотят учиться, то рекомендуем внедрить платформу с интересными электронными курсами. Их можно проходить на телефоне и зарабатывать аттестационные баллы. Больше баллов – ближе заветная вакансия.
Другой пример – инструмент для руководителя. В частности, важен системный контроль деятельности команды. Отслеживать показатели своих подразделений – значит не упустить время для принятия решений. Но, к сожалению, примеров, когда результаты фиксируются вручную, очень много. Например, на производстве листочки и таблички заполняются сотрудниками, часто в конце смен, поэтому надеяться на актуальную и достоверную информацию нельзя. В итоге непонятно, сколько и чего произвела команда; почему у одних команд за то же самое время получается сделать продукции больше, чем у других; почему необоснованно растет фонд оплаты труда и т.д.
ВНЕДРЯТЬ И РАЗВИВАТЬ
Иногда на внедрении IТ-решения все останавливается. Оно внедрено, но используется редко или не в полном объеме. Часто нет понимания, как «подружить» внедренное решение с информационными системами, которые давно работают в компании. И ошибочно возникает ощущение, что решение не приносит ожидаемой пользы, а бюджет был потрачен напрасно.
Избежать этого можно –
нужно на этапе выбора решения продумывать условия использования сотрудниками и планы развития
В таком случае сразу станет понятно, с какими системами будет взаимодействовать новая IТ-платформа.
Например, одна внедренная CRM-система не поможет сократить сроки производства продукции, потому что пользователями станут только сотрудники продающего подразделения. А производство продолжит вести планирование в своей системе или в Excel. И пока два подразделения не будут использовать одно решение, о взаимодействии можно забыть.
Часто компании держатся за свои системы, созданные когда-то давно под потребности бизнеса. Эти решения нередко начинают играть роль «чемодана без ручки» – нести тяжело, а бросить жаль. Также не стоит забывать про природную нелюбовь человечества к разного рода переменам. Таким образом, образуется «черная дыра», в которую утекают деньги и время, в виде старого IТ-решения, к которому все привыкли.
Иными словами, весь IТ-ландшафт нуждается в регулярном аудите. Обязательно проверяйте на профпригодность IТ-системы, отвечайте на вопросы: «Действительно ли это решение полезно и делает работу проще/быстрее/удобнее?»
НЕ ДОПУСТИТЬ СОБСТВЕННЫХ ОШИБОК
Не всегда в компании грамотно выстроена коммуникация между бизнес-командой и IТ-департаментом. Опираясь на наш опыт, отметим, что редко IТ-отдел получает четкое, понятное техническое задание. Чаще всего так происходит, потому что бизнес-команда не до конца понимает цель внедрения IТ-решений, поэтому не может четко сформулировать ТЗ. Так, запрос обычно выглядит в формате «сделайте, чтобы нормально работало» или «сделайте, чтобы было красиво», но для IТ-специалистов это пустой звук – им нужна конкретика.
Лучше всего начать с описания – как дела обстоят сейчас и как хочется, чтобы стало. Это значительно легче, чем писать полноценное техническое задание
Не стоит ждать формирования технического задания от IТ-подразделения. Часто IТ-департамент слышит фразу: «Вы айтишники, а значит, точно поймете, что нам надо». Это не так. Жить и работать с новой IТ-системой именно бизнес-пользователям, и никто, кроме них, никогда результат лучше не сформулирует. Именно поэтому каждому отделу стоит заниматься тем, в чем он является экспертом.
В процессе внедрения и настройки IТ-решения играет значимую роль слаженная работа обоих подразделений: и бизнеса, и IТ. Важно вовремя делиться обратной связью – какой функционал работает как нужно, а работу какого необходимо корректировать. Не стоит ждать, что IТ-специалисты сами поймут ошибки и неудобства. Крайне важно находить общий язык и быть одной командой.
Также мы рекомендуем быть готовыми к борьбе с внутренним сопротивлением. Не все изменения в компании принимаются сотрудниками. Поэтому продумайте, как объяснить пользу нового решения для каждого конкретного пользователя. Только тогда внедренное решение принесет пользу и будет востребованным.
